Quy trình kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra như thế nào và đâu là quy trình phương pháp kiểm kê hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả nhất. Nếu các bạn đang đi tìm những vấn đề liên quan trong quy trình kiểm kê hàng hóa cho doanh nghiệp thì hãy cùng chúng ta đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì
Quy trình kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm tra đánh giá so sánh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số lượng hàng hóa được ghi trên sổ sách. Mục đích của hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các chiến lược phát triển.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Trước khi tiến hành một quy trình kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp cần lập một bảng kế hoạch chuẩn bị hoàn chỉnh để đảm bảo việc kiểm tra hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Dưới đây là 7 bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
- Bước 1: Dựa vào các số liệu từ phần mềm và những báo cáo về tình trạng hàng tồn kho để xây dựng một bảng kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất.
- Bước 2: Kiểm kê hàng hóa ngay tại kho và ghi chú đầy đủ số lượng vào bảng thông tin. Quá trình kiểm kho nên thực hiện nhiều người để cùng kiểm hàng song song và cập nhật số liệu để đối chiếu khi hoàn thành.
- Bước 3: Sau khi kiểm kê cần so sánh kết quả giữa hai bảng kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch thì người phụ trách cần kiểm kê lại để có số liệu kết quả đúng nhất
- Bước 4: Kiểm tra và chốt số lượng hóa tồn kho và thực tế. Nếu có sự chênh lệch cần có giải trình chi tiết.
- Bước 5: Sau khi đã giải trình xong cần báo cáo lại sự chênh lệch số liệu thực tế
- Bước 6: Hoàn thành và tiến hành kiểm kê hàng hóa yêu cầu các bên liên quan xác nhận.
- Bước 7: Sau khi hoàn thành tất cả nhưng nếu có trường hợp sai sót thì cần báo ngay cho các quản lý tìm hiểu nguyên nhân và cách xử lý kịp thời.
Các Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiện nay
Việc đề ra những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là việc mà các doanh nghiệp hay làm và đang thực hiện. Có 2 phương pháp thường sử dụng như:
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Tùy các loại hàng hóa, số lượng mà doanh nghiệp có thể kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần. Nên áp dụng đối với các doanh nghiệp có sản phẩm mang giá trị cao như sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng,….
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên công việc kiểm tra này cần tốn nhiều chi phí và thời gian cho bộ phận kiểm tra.
Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ của doanh nghiệp
Kiểm tra theo định kỳ có thể diễn ra theo hàng tháng, theo các quý hoặc chu kỳ mà tự doanh nghiệp kinh doanh đề ra. Phương pháp này hiện nay được áp dụng nhiều trên thị trường, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm lớn, đa dạng mẫu mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán so với các hình thức kiểm kho thường xuyên, nhưng nhược điểm của loại phương pháp này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hóa vì thời gian kiểm tra mỗi đợt xa nhau.
